Een structuur voor je sollicitatiegesprek (ook nuttig voor ervaren recruiters!)

Of je nu al heel veel kandidaten hebt geïnterviewd of nog relatief onervaren bent: een leidraad of structuur voor je sollicitatiegesprek komt altijd van pas. In wat volgt, deel ik graag mijn tips. Die gaan vooral om de inhoud van de vragen. De volgorde en thema’s mogen variëren, en je hoeft de voorbeeldvragen natuurlijk niet letterlijk te stellen. Het moet een dynamisch en persoonlijk gesprek blijven, waarbij je inspeelt op de antwoorden van de sollicitanten en ruimte maakt voor hun vragen.

Waarom met een leidraad werken?

Een interviewleidraad heeft tal van voordelen.

Je vergeet niets te vragen of te vertellen.
Je wijkt niet af.
Je kan makkelijker een tijdsinschatting maken en de tijd bewaken tijdens het gesprek.
Doordat je dezelfde elementen aanraakt in elk gesprek, werk je objectiever.
Als je met meerdere interviewers bent, kan je afspreken wie welk onderdeel op zich neemt.

Hoe ziet een sollicitatiegesprek eruit?

1. Intro of kennismaking

Je licht kort het verloop van het gesprek toe, waarna iedereen aan de tafel zichzelf kort voorstelt.

2. Ervaring

Het cv van a tot z opnieuw overlopen vind ik weinig zinvol. Je hebt die immers al gelezen. Ik stel enkel nog vragen over eerdere jobs waarvan het takenpakket mij nog niet helemaal duidelijk is. Of ik vraag om dieper in te gaan op de ervaring die voor de huidige vacature het meest relevant is.

Zijn er grote leemtes in het cv die niet spontaan ter sprake komen? Dan pols ik daar weleens naar, maar ik vraag er niet op door. Een burn-out, een langere periode van werkloosheid, …: het zegt niet noodzakelijk iets over de competenties van de persoon die voor je zit. Door hier te diep op in te gaan, zorg je er enkel voor dat je gesprekspartner zich oncomfortabel voelt.

3. Motivatie

Dit is mijn stokpaardje. Als recruiter moedig ik werkgevers altijd aan om te investeren in medewerkers, om hen op te leiden op de werkvloer en om dus niet alleen op diploma en jaren ervaring af te gaan. Maar dan wil je tijdens het gesprek natuurlijk de geruststelling krijgen dat de persoon in kwestie die investering waard is. Om dit te achterhalen, vraag ik onder meer:

Waarom solliciteer je voor deze functie?
Wat spreekt je vooral aan?
Wat weet je al over de job en de organisatie?
Wat is nieuw voor jou in de functie?

4. Vakinhoudelijke kennis

In de publieke sector is het gebruikelijk om de kennis van de kandidaat te testen met een concrete case, en om als hr-expert iemand naast je te hebben die de jobinhoud goed kent en ernaar kan polsen. Natuurlijk kan je ook zonder case en zonder vakexpert aan je zijde peilen naar de vereiste basiskennis, door vragen te stellen over bijvoorbeeld de talen- of computerkennis van de sollicitant.

5. Vragen van de kandidaat

Vroeger nodigde ik een sollicitant op het einde van het gesprek uit om vragen te stellen. Maar intussen heb ik geleerd dat het echt loont om de kandidaat al eerder aan het stuur van het gesprek te zetten. Gebruik dit deel van het sollicitatiegesprek als …

… pauze voor jezelf.
Doordat je niet moet nadenken over vervolgvragen en niet moet noteren, kan je voor jezelf al eens even samenvatten wat de sollicitant tot hiertoe verteld heeft.
… inhoudelijke check.
Zijn de verwachtingen en de jobinhoud duidelijk?
… extra motivatiecheck.
Stelt de kandidaat relevante vragen?

De kandidaten kunnen op hun beurt even ontspannen, want ze hoeven niet te reageren op ‘lastige vragen’, maar kunnen zelf het gesprek sturen.

6. Persoonsgebonden competenties

Door de kandidaat te vragen om zichzelf als persoon te beschrijven, met aandacht voor zowel kwaliteiten als valkuilen, kom je meer te weten over persoonsgeboden competenties zoals klantgerichtheid, analytisch vermogen, flexibiliteit of collegialiteit. Heb je een functiebeschrijving? Dan staan daar zeker de gevraagde competenties in vermeld.

Om hiernaar te polsen, kan je ook de STARR-methode gebruiken. STARR staat voor situatie, taak, actie, resultaat en reflectie. Je vertrekt vanuit een concreet voorbeeld, en je vraagt naar de acties die de kandidaat ondernam, het resultaat en hoe de sollicitant terugkijkt op de situatie.

Je vindt snel een relevante situatie door bijvoorbeeld de volgende vragen te stellen:

Geef een voorbeeld van een situatie waarin je je flexibel moest opstellen.
Omschrijf een situatie waarin je te maken kreeg met een ontevreden klant.
Moest je ooit al samenwerken met een collega die een heel andere mening had dan jij? Wat deed je toen?

7. Afsluiter

Afsluiten doe je met praktische informatie, zoals de mogelijke opstartdatum. Uiteraard geef je ook mee wat de vervolgstappen zijn en wanneer de persoon feedback mag verwachten.