Personeelsadministratie op punt voor Lief

Context

Andrea kwam via via tot bij mij, omdat ze te veel op haar bord had liggen om vooruitgang te boeken. Concreet vroeg ze me bij de start van ons project om enkele zaken uit te zoeken en uit te klaren, en een aantal puur operationele taken voor mijn rekening te nemen, zoals contracten voor flexmedewerkers en jobstudenten opmaken. De opdracht was niet vanzelfsprekend. Ik ben geen payroll-specialist, en daar komt nog eens bij dat het paritair comité voor de horeca bol staat van de uitzonderingen, en de huidige sociale wetgeving niet altijd strookt met de noden en de realiteit van de horecasector. Toch wou ik Andrea graag helpen.

Hoe ik Andrea hielp

1.        Tijd besparen

Ik noteerde Andrea’s vragen en zocht naar antwoorden. Daarvoor kon ik terugvallen op mijn ervaring en opleiding, maar ook op de websites van de overheid en het paritair comité. De laatste onduidelijkheden werkte ik weg door met het sociaal secretariaat van Lief samen te zitten. Het gaf Andrea gemoedsrust om te weten dat er iemand was die haar vragen vastpakte én vasthield tot het antwoord er lag. De Lief-zaakvoerster boekte zo bovendien heel wat tijdswinst. Tot slot schakelden we opvallend snel, doordat ik van de to-do’s een prioriteit kon maken en ze mijn volle aandacht kon geven.

2.       Structuur aanbrengen

De zoektocht naar antwoorden zorgde bovendien voor eenvoud en structuur. Het is heel logisch dat zaakvoerders geen specialisten zijn in alle aspecten van het ondernemerschap, en toch wordt daar te weinig bij stilgestaan. Ik vertaalde daarom een aantal complexere topics, zoals uurrooster en vakantiegeld, naar een heldere uitleg (niet in wettelijk jargon), op maat van Lief. Daarnaast nam ik de papierwinkel voor mijn rekening bij de opstart van nieuwe collega’s, en overliep ik alle dossiers. Ik structureerde ze en droeg ze weer mooi over aan Andrea.

3.       Optimaliseren

Samen met het sociaal secretariaat ging ik nog verder op zoek naar oplossingen op maat van Lief. Door al die ingrepen kwam er mentale ruimte vrij om te kijken hoe we verder konden optimaliseren. Personeelsadministratie  is natuurlijk niet de kern van Andrea’s onderneming, en dan is het des te belangrijker om te zorgen dat dit zo weinig mogelijk tijd in beslag neemt. Ik bekeek enkele tools, maar kwam samen met Andrea tot de conclusie dat die voor Lief vandaag geen grote meerwaarde bieden. Natuurlijk is digitaliseren niet de enige manier om te optimaliseren. Met de heldere en eenvoudige processen en gebruiksvriendelijke documenten waarmee Andrea nu werkt, boekt ze al ongelofelijk veel winst.

Intussen …

Intussen staat bij Lief alles op punt en kan Andrea zonder mij verder. Dat geeft een dubbel gevoel, want het was bijzonder fijn samenwerken! Hoewel ik vooral achter de schermen actief was, mocht ik erbij zijn op de gezellige personeelsborrel. Ook nu nog spring ik regelmatig binnen bij Lief voor een koffie en een gezonde lunch.