Sollicitant afwijzen? Feedback maakt een wereld van verschil

De sollicitant als ambassadeur

Hoe je omgaat met een sollicitant zegt iets over de waarden van je bedrijf, en over de sfeer in de organisatie. Een sollicitant is een ambassadeur van je onderneming, zowel naar andere kandidaten als naar potentiële klanten toe, en hij of zij kan een positief of een negatief verhaal vertellen over je bedrijf. Welke kant het uitgaat, heeft niets te maken met het resultaat van de sollicitatie, maar wel met jouw feedback.

Sollicitant afwijzen via e-mail

Als je weinig tijd hebt en je veel kandidaten slecht nieuws moet brengen, dan kun je een standaardmail opstellen. Klinkt onpersoonlijk? Niet als je in je e-mail het tijdstip vermeldt waarop sollicitanten jou mogen contacteren voor feedback. Blokkeer dat timeslot, zodat je effectief ruimte hebt en eventuele telefoontjes niet ongelegen komen. Bovendien hoef je niet halsoverkop op zoek te gaan naar de nodige informatie als je weet wanneer sollicitanten je zullen bellen.

Niet elke sollicitant zal de kans om feedback te krijgen, benutten. De personen die effectief bellen, willen leren uit de ervaring, staan open voor feedback en zijn er dankbaar voor. Misschien is er een kleine minderheid die het moment aangrijpt om te protesteren tegen je keuze. Dat zijn niet de fijnste gesprekken, maar door de kandidaat te laten ventileren, blijft die nadien met een minder onaangenaam gevoel zitten.

Geen tijd voor telefoontjes? Je kunt je e-mails persoonlijk maken zonder dat het romans worden. Stuur opnieuw een standaardmail uit, maar personaliseer een paragraaf. Daarin vermeld je wat de twee voornaamste punten zijn die tot de ‘nee’ hebben geleid, maar ook wat de twee belangrijkste punten waren die je kon waarderen aan de kandidaat. Je zal merken dat bepaalde opmerkingen terugkomen bij verschillende kandidaten, dus feedback formuleren hoeft zeker niet elke keer veel tijd te kosten of zwaar denkwerk te betekenen.

Een voorbeeld van zo’n gepersonaliseerde paragraaf: “Je bent duidelijk iemand die zich inzet voor zijn/haar werk en die streeft naar kwaliteit. Je komt echter wat onzeker over. Zelfzekerheid en vlot contact leggen met potentiële klanten zijn belangrijk in deze functie. Vandaar onze keuze voor een andere kandidaat.”

Bang om iets verkeerds te zeggen?

Wil je vooral ‘de juiste dingen zeggen’ in je feedback? Hou voor ogen dat eerlijk zijn het belangrijkste is, en dat betekent dat je zowel positieve als negatieve punten meegeeft. Iedereen heeft kwaliteiten, ervaringen of kennis waarop hij of zij trots mag zijn. Alleen maakten die nu voor jouw specifieke vacature misschien niet het verschil.

Wat de verbeterpunten betreft – of beter gezegd: de punten waarop er geen match was tussen de kandidaat en de vacature – kun je jezelf afvragen waarmee de persoon het meest geholpen is. Je hoeft dus geen hele waslijst op te sommen. Integendeel. Dat is niet goed voor het zelfvertrouwen. Wees zo concreet mogelijk, en durf ook direct te zijn.

Voorbeeld: “Je bent kritisch en gaat op een diplomatische en rustige manier het gesprek aan. Je open en nuchtere manier van communiceren kan echter als betweterig overkomen.” Of: “Jouw gesprek was niet goed genoeg. We hebben moeten trekken en sleuren bij elke vraag die we stelden. Met een beetje meer voorbereiding had je jouw kwaliteiten spontaner en beter in de verf kunnen zetten.”

Feedback geven als leermoment

Beschouw feedback geven aan kandidaten als een leermoment en een gelegenheid om het selectieproces en je verwachtingen in vraag te stellen en eventueel bij te sturen. Want hoe beter het proces op punt staat, hoe beter de match tussen de kandidaten en de vacature, en dus hoe minder sollicitanten je moet afwijzen.

Even sparren over je selectieproces? Graag meer voorbeelden en tips? Laten we even samenzitten. Je kunt me bereiken via ilse@simplyilse.be of 0474 46 84 71.